יישומי המחשב
בניהול.
הכנסת נתונים לתאים:
יש להקליד את הנתון בתא הפעול המסומן
ולקלוט אותו באחת מהדרכים הבאות:
1.enter
2.tab
3.v בשורת הנוסחאות.
4.מעבר לתא אחר בעזרת החצים או בעזרת
העכבר.
הקלדת נתונים בתוך התאים:
ניתן להקליד נתונים בתחום התאים באופן הבא:
1.יש לסמן את התחום קליק על התא
הראשון shift לחוץ וקליק על התא האחרון.
2.הקלדה וקליטת הנתונים בעזרת tab תאפשר
להקליד מימין לשמאל ולאחר מכן מלמעלה למטה. לחילופין קליטת הנתונים בעזרת enter תאפשר
להקליד מלמעלה למטה ולאחר מכן מימין לשמאל. (בתנאי שהגיליון בעברית).
מחיקת נתונים:
Delete מנקה
תוך בלבד ללא עיצוב
תפריט עריכה => נקה עיצובים מאפשר
למחוק עיצוב ולהשאיר את התוכן בתא.
עריכה => נקה הכל מוחק גם תוך וגם
עיצוב.
*תאריך ואחוזים זה תחת עיצובים על מנת
לבטל זאת מהתא יש לבחור ב"נקה עיצובים".
עריכה של נתון בריא:
כאשר רוצים לתקן את הנתון (לא
להחליפו!) יש לעמוד על התא וללחוץ על מקש2
fאו קליק על התא וקליק נוסף
בשורת הנוסחאות או דאבל קליק על התא.
יש לסמן את העמדה שמעוניינים להוסיף
עמודה מימינה או את השורה שמעוניינים להוסיף שורה מעליה.
תפריט הוספה => שורות או
עמודות לפי הקשר.
למחיקה יש לסמן תפריט עריכה=> מחק
או קליק ימני ומחק.
יצירת נ וסחה פשוטה:
בניית הנוסחה נעשית ע"י כתיבתה בתא בו מעוניינים
שתופיע התוצאה. נוסחה מתחילה בסימן = לאחר מכן יש לסמן עם העכבר את התא הראשון
שמשתתף בנוסחה או להקליד את כתובתו לא משנה או ת גדולה או קטנה) סימן פעולה וסימון
כתובת התא הבא שמשתמש בנוסחה. לקבלת התוצאה יש להקיש ENTER .
הערה: יש לשים לב לסדר פעולות חשבון (כולל שימוש
בסוגריים)
העתקת נוסחאות
ניתן להעתיק נוסחאות לתוך תחום תאים
באופן הבא:
.
העברה או העתקה של נתונים:
חוץ מתפריט עריכה, סרגל הכלים וקליק
ימני, ניתן לבצע העברה או העתקה באופן הבא:
קליק וגרירה של מסגרת התא כשהעכבר
בצורת חץ יבצע העברה. כנ"ל בצירוף מקש CTRL יבצע
העתקה.
כאשר מעתיקים נוסחה או משנים את מיקום
הטבלה יחסי התאים המשתתפים בנוסחאות מותאמים באופן אוטומטי למיקום אליו הועתקה
הנוסחה, אולם קיימים מקרים בהם תהיו מעוניינים להתייחס בנוסחה תמיד לאותה הכתובת
(למשל שער הדולר) כלומר הכתובת בנוסחה
תישאר כפי שהיא גם בהעתקת הנוסחה לתאים נוספים..
במקרים אלו יש צורך להתייחס לכתובת כאל כתובת קבועה.
הסימן $ לפני אות העמודה וספירת השורה
בכתובת התא מסמנים אותם כמוחלטים או קבועים. להוספת $ לכתובת בנוסחה יש להקיש על
מקש 4F מייד
לאחר כתיבת התכתובת בנוסחה .
עיצוב=> עיצוב תאים בכרטסת מספר:
קטגוריה מטבע.
יישור: אופקי/אנכי בקרת טקסט גלישת טקסט נשתמש בעיקר בכותרת.
גבול: בחירת סגנון קו צבע ואחר כך
איפה
שינוי גובה, שורה ורוחב עמודה:
קליק וגרירה בגבול בין העמודות או
השורות (בקטע האפור המציין אותיות העמודה או מספרי השורה) מאפשר להרחיב או לצמצם
את רוחב העמודה או גובה השורה.
דאבל קליק באותו המיקום יצמצם את
הגבול אוטומטית עפ"י רוחב הטקסט. לחילופין, סימון העמודה או השורה- כניסה
לעיצוב=> עמודה/ שורה (בהתאם להקשר), רוחב או התאם אוטומטית.
מברשת זו
בסרגל הכלים מאפשרת להעתיק עיצוב מתא אחד לאחר. קליק אחד על מברשת העיצוב לאחר
סימון התא המכיל את העיצוב יאפשר להעתיק את העיצוב אינספור פעמים עד שנלחץ קליק
נוסף על מברשת העיצוב.
מקפיא
תמיד עמודות מימין ושורות מעל.
כאשר אנו
מעוניינים ששורות/ עמודות מסויימות יוקפאו בזמן שגוללים את הגליון (חיוני כשמדובר
בשורות גדולות), יש לעמוד בתא שמעוניינים להקפיא את השורות מעליו ואת העמודות
מימינו, תפריט חלון=> הקפא חלונית.
לביטול- תפריט חלון=> בטל הקפאת
חלונית.
יש לסמן את השורות/ העמודות הרצויות,
קליק ימני והסתר, או תפרטי עיצוב=> שורה/ עמודה=> הסתר.
לביטול יש לסמן את השורות או העמודות
הסמוכות לשורה/ העמודה שהוסתרה, קליק ימני=> בטל הסתרה.
דאבל קליק על לשונית הגליון, הקלדת
השם, Enter .
קליק ימני=> שנה שם.
הוספת גליון:
הוספה
=> גליון עבודה.
מחיקת גיליון:
עריכה
=> מחק גיליון.
העברה או העתקה של גיליונות:
קליק וגרירה של לשונות הגיליון
(בתחתית העמוד) ומיקומה במקום הרצוי תבצע העברה כנ"ל בצירוף
מקש Ctrl תבצע
העתקה.
תפריט עריכה, העברה או העתקה יפתחו
תיבת שיחה המאפשרת להעביר את הגליון הנבחר למקום אחר באותה חוברת עבודה או לחוברת
עבודה אחרת (קובץ אחר) שפתחנו לפני הפעולה.
סימון V בתיבת
השיחה ליד "צור עותק" יבצע העתקה במקום העברה.
אימות
נתונים מאפשר להגדיר מגבלות על קלט נתונים בתאים. לשם כך יש לסמן את התאים=>
תפריט נתונים אימות.
בכרטסת "הגדרות" יש להגדיר
קריטריונים לאימות.
בכרטסת "הודעת קלט" ניתן
להקליד הודעה שתופיע כאשר נעמוד על התא.
בכרטסת "התראת שגיאה" ניתן
לבחור את סגנון ההתראה ולהקליד את הודעת השגיאה שתתקבל כאשר נזין נתון שגוי.
בהערות לתאים יש לסמן את התא=>
לחיצה על קליק ימני=> הוסף הערה. לאחר הקלדת ההערה ניתן לערוך אותה, למחוק
אותה, או להציג אותה באופן קבוע ע"י בחירת הפקודה המתאימה המופיעה לאחר לחיצה
על קליק ימין בתא המכיל את ההערה.
קיבוע חלקי
נשתמש כאשר להכליל בנוסחה נתונים
מעמודה מסויימת ולהכפיל או לחלק אותם בעמודה / שורה מסויימת.
*קיבוע מלא של תא (B2) $2$B
*קיבוע חלקי של שורה בלבד (2) B$2
*קיבוע חלקי של עמודה בלבד (B ) $B2
*לחיצה על F4 מזיזה את ה-$ לקיבוע הנתון.
קיבוע חלקי של כתובת בנוסחה:
לעיתים נהיה מעוניינים לקבע כתובת
בנוסחה באופן חלקי בלבד ולא קבוע מלא בעיקר מדובר בנוסחה בה משתתפים נתונים מעמודה מסויימת אותם יש להכפיל
לחלק או לחבר לנתונים משורה מסויימת. לשם כך לאחר כתובת התא בנוסחה נדפדף בעזרת
מקש F4 עד לקיבוע המרכיב הרצוי.
לדוגמא סוגי קיבועים הנ"ל.
יישומי מחשב בניהול
פונקציות:
פונקציות נועדו לבצע פעולות חישוב
גדולות ומורכבות בצורה פשוטה, קיימות מאות פונקציות בנושאים שונים כגון:
הפונקציות מחולקות לקטגוריות שונות אך
לכולן צורת כתיבה דומה (... משתנה 2, משתנה 1 )
שם הפונקציה= משתני הפונקציה יכולים
להיות ערכים, כתובות תאים ותחומים, פונקציות.
בין משתנה למשתנה יפריד, (פסיק) תחום
פונקציה מוגדר בעזרת הפרדה של נקודתיים בין התא הראשון לתא האחרון בתחום.
*מתא, A עד תא A10
כולל. 1A:10A
בכל פעם שמשתמשים בפונקציה עליכם
לכלול סוגריים אחריה גם אם אין כלל משתנים בתוך הסוגריים, משל הפונקציה oday ()=.
את הפונקציה ניתן להקליד בצורה ידנית,
או בצורת "הדבק פונקציה" (אשף הפונקציות).
שלבי ביצוע פונקציות סטטיסטיות:
1) יש לעמוד בתא בו מעוניינים שתופיע התוצאה.
2)
לחיצה על האייקון fx בסרגל
הכלים, או כניסה דרך תפריט הוספה=> פונקציה. יפתח חלון "הדבק
פונקציה", יש לבחור בצד ימין בקטגוריה הרצויה ולאחר מכן לבחור בצד שמאל את שם
הפונקציה מתוך רשימת הפונקציות השייכות לאותה הקטגוריה. בתחתית תיבת השיחה יופיע
תיאור קצר של מהות הפונקציה שבחרנו. יש ללחוץ על אישור=> יפתח חלון בו יש להזין
את משתני הפונקציה (בד"כ תחומים).
סיכום שורות ועמודות באופן אוטומטי:
הסימן
סיגמא- נותן סיכום מימין או סיכום מעל.
אחת המשימות שנבצע לעיתים תכופות היא
חישוב סה"כ שורות ועמודות. לחצן הסיכום האוטומטי (סיגמא) שבסרגל הכלים מאפשר
לבצע את הפונקציה סיגמא כאשר ברירת המחדל של הפונקציה היא חיפוש תאים מעל
ואח"כ מימין למיקום התא.
אופן הביצוע:
א. יש לעמוד בתא בו מעוניינים לבצע את הביכום.
ב.
לחיצה על "סיגמא" (יש לוודא כי התחום שצויין בפונקציה הוא התחום
הרצוי). אם אנו מעוניינים בתחום אחר יש להקלידו, או לסמנו באמצעות העכבר. במידה
ומעוניינים לסכם מס' תחומים שאינם רצופים יש להפריד ביניהם בעזרת פסיק, או לסמן
אותם עם העכבר תוך שימוש במקש Ctrl.
הגדרת שמות לתאים
ולתחומים:
מתן שם
לתא או לטור בגיליון משייכת אותם לשם בעל משמעות. מתן שמות יכול לחסוך זמן ומאמץ
משום שקל יותר לזכור שם מאשר כתובת תאים.
הגדרת
שם- אופן הביצוע:
·
בחרו את התחום/ התא
הרצוי.
·
קליק בתיבת השם,
הקלדת השם ו- Enter, או תפרטי הוספה=> שם=> הגדרה.
בכל אחת מהדרכים הנ"ל
מתן השם הופך את כתובת התא לקבועה. השם יכול להיות בכל אורך שנרצה ללא רווחים וללא
סימנים. במקום רווח ניתן להשתמש בקו תחתי.
פונקצית תנאי If
הפונקציה If היא
כלי נוח לבחינת ערך בתא, והחזרת ערך לוגי המבוסס על תוצאות בחינה זו.
מבנה הפונקציה:
(אם לא מתקיים, אם מתקיים, מרכיב
התנאי) If =
האופטרטורים לשימוש במרכיב התנאי
בפונקציה:
הסימנים: <, >, =<, = >,
=
הערכים שיכולים להשתתף בפונקציה הם
ערכים נומריים.
פונקציית תוצאה של If (If
מכונן).
1 2
חובה
להקליד 2 איברים ראשונים נגרור
את ידית המילוי
בחודשים אין צורך לרשום שני ערכים,
מספיק שנרשום "ינואר".
א ב
ניתן גם להקליד
=> מתייחס לימות השבוע.
ניתן להיכנס עריכה=> מלא=>
סידרה.
אופן הביצוע:
1. יש להקליד בשני תאים סמוכים את שני האיברים הראשונים של
הסדרה.
הערות: א. כאשר מדובר בסדרה של חודשים כגון "ינואר"
או תאריכים, מספיק להקליד את
האיבר הראשון של הסדרה ולמלא. כשמדובר בתאריכים מרחק הפסיעה יהיה יום אחד.
היה ומדובר במרחק פסיעה אחר יש להקליד גם את האיבר השני בסדרה.
ב. ניתן
למלא סדרות גם מתפריט עריכה=> מלא=> סדרה (לאחר שהקלדנו את האיבר הראשון.
פונקציית תנאי מורכב If עם and, or, not
פונקציית if אפשר
לשלב אופרטורים לוגיים כגון and, or, not.
ליצירת תנאי מורכב מבנה הפונקציה:
(not – אף
אחד, or- או 1, או 2 או 3, and- כמה תנאים
מצטברים)if =
(אם לא מתקיים, אם מתקיים
=if (and (A2>100, B2>100),
if(or(and(A2>100 B2>100), C2>100) = האם A2 וגם B2 גדולים
מ-100, או C2 גדול מ-100
פונקציית תנאי מכונן if בתוך if
מבנה
הפונקציה:
((אם לא מתקיים, אם מתקיים, (B2>100) if, אם מתקיים=if (A2>100,
ניתן לכונן עד 7 פונקציות if כערכי
"אם מתקיים", או "אם לא מתקיים".
מס' ה- if בנוסחה
כמספר המדרגות-1.
פונקציית sum if
פונקציה
זו מסכמת את התאים עפ"י תנאי, או קריטריון נתון.
מבנה הפונקציה: =sum if (range,
criteria, sum_ range)
# ב- range יש
להגדיר את טווח התאים שעליו ייבדק הקריטריון, או התנאי.
# ב- criteria יש
להגדיר קריטריון בצורת מספר, או ביטוי שיגדיר אילו תאים יכללו בחישוב.
# ב- sum_ range יש
לציין את טווח התאים שיש לחבר את תכולתם בפועל. כלומר, התאים ב- sum_ range מסוכמים רק אם התאים המתאימים
להם ב- range עונים על הקריטריון.
# אם ה- sum_ range מושמט, הפונקציה מסכמת את התאים ב- range.
פונקציית count if
סופרת את
מס' התאים המקיימים קריטריון מסויים בטווח התאים שצוינו.
מבנה
הפונקציה: count if (range, criteria)
# range-
התחום שאנו מעוניינים לספור את התאים.
# criteria-
קריטריון.
עיצוב מותנה
עיצוב
מותנה מאפשר להגדיר הגדרות עיצוב מסויימות לתאים המקיימים תנאי מסויים.
סימון התאים עבורם אני רוצה לבצע את
הבדיקה: תפריט עיצוב=> עיצוב מותנה.
יש להגדיר את הקריטריון והתנאי על פיו
יקבע העיצוב, וללחוץ על "תבנית".
תפתח תיבת שיחה "עיצוב
תאים". יש להגדיר את מאפייני העיצוב ולאשר ב-2 התיבות.
פונקצית תנאי עם not: =if(not(C2<$ f $ 19),
$f$21, $f$ 20)
F
19=>
60
20=> נכשל
21=> עבר
במידה והגליונות רצופים לחיצה על shift
וגרירה. במידה ולא- לחיצה על Ctrl.
ניתן להקליד מודל אחד במספר גליונות
באופן הבא:
הקלדת נוסחה בין גליונות:
כאשר מקלידים נוסחה ויש להיעזר בנתון
הנמצא בגליון אחר, יש לעבור בזמן הקלדת הנוסחה את הגליון הרצוי ולבחור בנתון.
בנוסחה תופיע כתובת התא ושם הגליון ממנו נלקח התא התוך גרשיים.
ניתן להשתמש בפונקציית התאריך הבסיסי DATE כדי להכניס לתא תאריך כלשהו.
תחביר הפונקציה: =Date (year, month, day)
התוצאה של הפונקציה היא ערך סדרתי
המייצג את מספר הימים שחלפו בין 1.1.1900 לתאריך המוגדר בעיצוב או בפורמט. Excel מפרשת
את הפונקציה באופן חופשי. לדוגמה, אם נכניס במשתנה DAY מס'
ימים הגדול ממס הימים בחודש המוגדר, תוסיף Excel את הימים לחודש
הבא.
באופן דומה המשתנה month יכול
להיות גדול מ-12 ואז נעבור לשנה הקודמת.
Today מחזירה
את הערך הסדרתי של התאריך הנוכחי בפורמט תאריך של Excel.
תחביר הפונקציה: =TODAY( )
למרות שלפונקציה יש סוגריים אין צורך
לכלול משתנים בתוכה. נשתמש בפונקציה כאשר נהיה מעוניינים ש- Excel תציב
תמיד את התאריך הנוכחי.
מאפשרת
לנו להזין שעה מסויימת בתא.
תחביר הפונקציה: TIME(hour, minute, second)=
מחזירה ערך עשרוני בעיצוב שעה של Excel.
הפונקציה now היא
כמו פונקציה Today רק בתוספת שעה.
תחביר הפונקציה: =NOW
( )
התאריך והשעה יתעדכנו בפעם הבאה שנפתח
את הגליון או בזמן העבודה לאחר לחיצה על F9.
מס פרוגרסיבי (דרך קצרה)
מס מצטבר:
נכפיל את
סכום השכר באחוז המס של אותה מדרגה.
*בירידה למדרגה התחתונה נחשב את ההפרש
בין 2 המדרגות כפול אחוז המס של המדרגה בה אני נמצא. פלוס סכום המס המצטבר.
פונקציית תאריך ושעה:
היחידה הבסיסית של המס ב- excel:
*יום-
כל יום מיוצג ע"י מספר סידרתי. הערך הסדרתי 1 הוא היום ה-1 בינואר 1900. כאשר
אנו מכניסים תאריך לגיליון (נרשם התאריך כערך סידרתי המייצג את מספר הימים שחלפו
בין תאריך הבסיס ( 1.1.1900) לתאריך המוגדר.
השעה ביום הנה ערך עשרוני המייצג את
חלק היממה בין ראשותה כלומר 12- חצות, לבין השעה במוגדרת. לדוגמא: 12 בצהרים= 0.5,
כלומר חצי היממה.
ביצוע פעולות חשבון על תאריך ושעה:
לאחר שנקליד תאריך נוכל להשתמש בו
בתוך נוסחאות בפונקציות כפי שהשתמשנו בכל ערך אחר.
לדוגמא: נניח שנרצה לחשב את התאריך
200 ימים לאחר ה- 1.3.2001,
בתא A1
יש לרשום 1.3.2001.
בתא A2 יש
לרשום 200/
הנוסחה: A1+A2=
פונקצית week
מחזירה את היום בשבוע של תאריך מוגדר.
תחביר הפונקציה:weekday(serial_ umber return_ type)
Serial_ number יכול
להיות מספר סדרתי או הפניה לתא המכיל תאריך.
Return_ type אם הוא מושמט או 1 יוחזר הערך בין 1 ל- f כאשר 1
מייצג יום א', ו- 7 מייצג
יום שבת.
פונקצית day, month, year
מבנה הפונקציה: =year
(serial_ number)
=day
=month
הפונקציות הללו מחזירות את חלק השנה/
היום/ החודש, או מס' סדרתי המייצג תאריך.
פונקצית second’ minute’ hour
שולפות את
השעה/ הדקות/ השניות של השעה המוגדרת.
פונקצית DATE VALUE
פונקציה
זו ממירה תאריך שיוקלד בתיבת השיחה של הפונקציה בתוך גרשיים למס' הסדרתי שלו.
פונקצית days360
החזרת מס'
הימים בין שני תאריכים, בהתבסס על שנה בת 360 ימים (12 חודשים בני 30 יום).
הערה: לצורך חישוב מס' הימים שחלף בין 2
תאריכים בהתבסס על שנה של 365 ימים נפחתי את תאריך ההתחלה מתאריך הסיום.
ניתוח התפלגות בעזרת
הפונקציה FREQUENCY
הפונקציה frequency מחשבת
את שכיחות המקרים בטווח של ערכים. נשתמש
בפונקציה ע"מ לספור את מס' הציונים של מבחן הנופלים בטווח מסויים:
=FEQUENCY
(data_ array, bins_ array)
ב- data_ array מציינים את טווח הנתונים שעליהם תתבצע הספירה.
ב- bins_ array
מציינים את טווח הטווחים שעל פיהם תתבצע הספירה.
אופן הביצוע:
א. הגדירו בעמודה את הטווחים על פיהם תתבצע שכיחות המקרים.
ב.
בחרו בעמודה כלשהי את התחום בו תופיע התוצאה. התחום
חייב להיות גדול ב- 1 (סימון תא אחד נוסף) מטווח הטווחים.
ג.
הכניסו לנוסחה בעזרת האשף את טווח הנתונים ואת טווח
הטווחים (bins
(.
ד.
הקישו Ctrl+ shift+ Enter בצד שמאל של המקלדת ע"מ לקבל תוצאה.
תרשימים
התרשים
הינו הצגה גראפית של נתוני הגליון, או חלק ממנו. בניית התרשים יכולה להיעשות
בגליון נפרד או כאובייקט באותו הגליון בו מופיעים הנתונים.
אופן הביצוע:
א.
בחרו בנתונים הרצויים בגליון כולל כותרת העמודות.
לבחירה של עמודות לא רציפות נלחץ על מקש Ctrl.
ב.
לחצו לחיצה אחת על הסמל "אשף תרשימים", או
ע"י תפריט=> הוספה=> תרשים.
ג.
יופיע חלון אשף התרשימים הכולל 4 שלבים: בכל שלב עליכם
לבחור את הרצוי בתרשים.
ד.
לחיצה על "סיום" תיצור את התרשים בהתאם
למיקום שבחרנו בשלב 4.
עריכה ועיצוב תרשימים:
עריכה
מאפשרת לעצב את התרשים מבחינת צבעים, רקע, נתונים, וכו'. כדי לערוך יש לבחור
באובייקט הרצוי בתרשים. קליק ימני, לחיצה על תפריט עיצוב, או לחיצה כפולה על
האובייקט תפתח תיבת ישחה לעיצוב האובייקט.
כאשר התרשים במצב עריכה והוא אובייקט,
יופיע תפריט תרשים המאפשר לחזור לכל אחד מהשלבים שהופיע באשף התרשימים. בנוסף הוא
מאפשר לקבוע תצוגה תלת ממדית לתרשים תלת ממדי.
הגדרות עמוד להדפסה:
"קופץ" מהקובייה האחרונה
להכללת כל העמודות- shift+ Ctrl+ Home.
תפריט=> קובץ הגדרת עמוד. פותח
תיבת שיחה ובה הכרטיסיות הבאות:
*תפריט=> קובץ => תצוגה
לפני הדפסה מאפשר הצגה לפני הדפסה, מאפשר לצפות בנתונים
כפי שיודפסו.
הערה: תפריט הוספה=> מעברי עמוד (בגליון
שבתצוגה רגילה) מאפשרת להוסיף מעבר עמוד מעל למיקום התא שסימנו.
לביטול הוספה=> הסר מעבר עמוד
(עמידה באותו מיקום)
הוספת תיבת טקסט- בסרגל הכלים.
מסד נתונים:
בנוסף לשימושי ה- excel
בגיליון אלקטרוני, ניתן להשתמש בו כמסד נתונים.
מסד נתונים במונחי ה- excel היא
רשומה הבנויה מרשומות (משל בגיליון ציונים כל תלמיד הוא רשומה) ומוסדות ברשימה
הכוללת ציוני כל התלמידים כל תלמיד מהווה רשומה וכל עמודת ציונים מהווה שדה.
אין הבדל מבני בין הרשימה לבין 90%
מהגיליון שתיצרו.
הנחיות לבניית רשימה:
בזמן
בניית רשימה רצוי להיצמד למספר קווים מנחים:
1)
יש לבנות רשימה אחת לגיליון.
2)
יש להפריד בין רשימה לבין נתוני העזר לשורה או עמודה
אחת לפחות.
3)
כותרת הרשימה תופיע בשורה אחת בלבד, תעוצב באופן שונה
משאר הרשימה.
*יש
להקפיד שהשורה מתחת לשורת הכותרת תהייה שורת הנתונים הראשונה.
סינון הנתונים ברשימה:
ניתן
להציג חלק מהרשימה על ידי סימן הנתונים שבה קיימות שתי שיטות סינון: סינון
אוטומטי וסינון מתקדם.
1.סינון אוטומטי:
יש לבחור תא כלשהו מתוך הרשימה תפריט
נתונים=> סמן=> סינון אוטומטי, excel תוסיף חצים
משמאל לכותרות בעמודות בלחיצה על אחד החצים יוצגו הערכים הייחודיים בתוך העמודה.
בחירה באחד הערכים תציג רק את הרשומות המכילות את אותו ערך החץ הופך לכחול.
הרשומות שלא היו בסימן יוסתרו. לביטול הסימן: תפריט=> נתונים=> סמן=> הצג
הכל או פתיחת החץ הכחול ובחירה ב-AV.להסרת הסימן
האוטומטי תפריט=> נתונים=> סמן=> סימן אוטומטי.
2. סינון מתקדם:
קיימים מצבים בהם יש להפעיל שיטות
מתקדמות יותר לסינון נתונים לדוגמא: כאשר ברצוננו לסנן רשומות לפי תוצאות החישוב
של אחד השדות.
לשם כך עלינו ליצור תחילה טווח
קריטריון בתוך הגיליון.
טווח זה אינו חלק מן הרשימה ויש
להפריד בינו לבין הנתונים בשורה או עמודה לפחות.
בתוך הטווח כל עמודה מהווה ערך
השוואתי and וכל השורה מהווה ערך השוואתי or.
טווח הקריטריון חייב להכיל את שם השדה
לפיו נשלפות הרשומות.
מתחת לשם השדה יופיע התנאי לשליפה.
מכיוון ששם השדה בקריטריון חייב להיות זהה לשם השדה ברשימה בגלל העיצוב נעתיק את
שמות השדות בתוך השדות עלפי הם יתבצע הסימן מן הרשימה אל טווח הקריטריון. בתוך
התנאי המשווה ניתן להשתמש בסימנים =>, =<, <, >.
הקריטריון הנ"ל משמעו, הצג את
הרשומות שמחירם גדול מ- 1000 וגם הכמות גדולה מ-25 או רשומות מכל מחיר שהוא שכמותם
קטנה מ-25.
הקריטריון:
1)
יש לבחור תא אחד מתוך רשימת הנתונים.
2)
תפריט נתונים=> סנן => סינון מתקדם.
תופיע תיבת דו שיח סינון מתקדם בה
נגדיר את התנאים הבאים:
ב. להגדיר את טווח הרשימה עליו יופעלו
הקריטריונים.
ג.יש
להגדיר את טווח הקריטריונים.
ד.במידה וסימנו העתקה למיקום אחר יש
לציין תא מימנו תתחיל הרשימה המסוננת. במידה ותוצאות הסימן צריכות להתחיל להכיל רק
חלק מהשדות, יש לסמן את בחירת השדות שהכנו לפי הסינון המתקדם. (למשל הצגת כותרת שם
פרטי שכר.)
כלומר ביצוע חישובים במהלך סיכון.
ניתן לבצע חישובים תוך כדי סימן מתקדם. להפעלת קריטריון מחושב יש להקליד בטווח
הקריטריון נוסחה שתתייחס לשדה אחד או יותר במסד הנתונים (הרשימה). תוצאת הנוסחה
תהייה הערך הלוגי TRUE או FALSE.
כדי להתייחס לעמודה מסויימת בבסיס
הנתונים, יש לסמן את כתובת התא הראשון בטבלה
שמתייחס לשדה זה או לעמודה זו. הנוסחה יכולה להכיל גם ערך מקובע מתוך תאי עזר.
הערה: שם שדה הקריטריון המחושב יכול להיות כל שם שהוא
רק לא אחד השמות של השדות ברשימה המקורית.
*צורך בתאי עזר נקליד ערך (לדוגמא 80
>average(c2:e2) )
בסינון עפ"י השלבים של סינון מתקדם נקבל רק
את הרשימות שתוצאת הנוסחה עבורם היא הערך הלוגי TRUE.
פונקציות מסדי נתונים
Excel כוללת
רשימה של פונקציות שניתן באמצעותן לנתח נתונים בתוך רשימה (מסד נתונים). הפונקציות
הלל הנקראות פונקצית מסדי נתונים משתמשים ב – 3 משתנים:
אופן ההכנה:
1. יש לבנות את הקריטריון לסינון.
2.
יש לעמוד בתא בו מעוניינים שתופיע התוצאה (ערך כלשהו).
3.
יש ללחוץ על fx, לבחור
בקטגוריה "מסד נתונים", בצד שמאל של רשימת הפונקציות. נבחר בפונקציה
המתאימה (בד"כ פונקציות סטטיסטיות עם D לפני). לחיצה
על אישור תפתח תיבת שיחה על אישור תפתח תיבת שיחה בה נזין את משתנה הפונקציה כפי
שהוגדרו בהתחלה.
רוב
הפונקציות הפיננסיות מקבלות משתנים דומים. לפיכך נגדיר תחילה את המשתנים השכיחים
בפונקציות הפיננסיות.
המשתנה: *
Type=1 בתחילת
תקופה.
הערה: יש להבטיח עקביות ביחידות המביעות את
שיעור הריבית ואת התקופה- כלומר שניהם, ו שנתי, או חודשי.
פונקציית pv
ערך נוכחי משמש למדידת כדאיות השקעה.
באופן בסיסי הערך הנוכחי הוא ערך ההשקעה היום, והוא נקבע ע"י התפתחות תשלומים
שהתקבלו מסכום ההשקעה, לפי ערכם היום.
אם הערך הנוכחי של התשלומים גבוה
ממחיר ההשקעה, נחשבת ההשקעה לטובה.
תחביר הפונקציה:
=PV(rate, nper, pmt, fv, type)
כדי לחשב את הערך הנוכחי של סדרת
תשלומים נשתמש ב- pmt בפונקציה.
כדי לחשב את הערך הנוכחי של הסכום
הכללי נשתמש ב- fv.
דוגמה1- נניח ששוקלים לרכוש תכנית ביטוח
המשלמת 500 ₪ בסוף כל חודש במשך 20 שנה. מחיר התכנית-60,000 ₪, והחיסכון יצבור 8%
ריבית שנתית.
ברצונכם
לדעת האם זוהי השקעה כדאית.
דוגמה 2- הלוואה לרכישת רכב, סכום ההלוואה
60,000 ₪ ל-4 שנים בריבית שנתית של 10%. מהו ערכה הנוכחי ע"מ לברר אם ההשקעה
משתלמת? (התשלום החודשי 1,500 ₪).
=pv (rate: B11/12 Nper: B12*12, pmt: B13)
B11 => 10%
B12=> 4
B13 => 1500-
פונקצית---------------
ערך נוכחי נקי משמש לקביעת
רווחיות השקעה. כל השקעה המניבה NPV הגדול מ-0
נחשבת לרווחית.
תחביר הפונקציה:
=NPV (rate, value1, value...)
ניתן להכניס עד 29 סכומים או
להשתמש בתחום תאים בתוך המשתנה value.
אם מחיר ההשקעה משולם מראש
אין לכלול אותו כאחד המשתנים של הפונקציה, אלא להחסיר אותו מהתוצאה של הפונקציה.
אולם, אם יש לשלם את מחיר ההשקעה בסוף התקופה הראשונה, יש לכלול אותו כמשתנה
הראשון, ובעל ערך שלילי.
לדוגמה, נניח שבוחנים השקעה של
250,000 ₪ בה מצפים להפסד של 55,000 ₪ בסוף השנה הראשונה, ולרווחים של 90,000 ₪,
140,000 ₪ ו- 185,000 ₪ בכל אחת מהשנים הבאות בהתאמה.
הריבית השנתית היא 12%. יש
להעריך השקעה זו.
פונקצית fv
Fv היא
פונקציה המחזירה את הערך העתידי של ההשקעה ע"ס תשלומים תקופתיים בשער ריבית
קבוע.
תחביר הפונקציה:
=fv
(rate, nper, pmt, pv, type)
נשתמש ב- pmt בנוסחה
כדי לחשב ערך עתידי של סדרת תשלומים, וב- pv לערך עתידי של
הסכום הכולל.
לדוגמה, נניח ששוקלים חיסכון בו מתכוונים
להפקיד בתחילת כל שנה 2,000 ₪. שיעור הריבית השנתית הוא 11%. כמה כסף יהיה
בחשבונכם אחרי 35 שנה?
B31; 11%
B;
2,000-
B31-rate
B33-nper
B32-pmt
PV: -7500 (אם היה לפני כן בחשבון)
Type=1
פונקצית pmt
מחשבת את
גובה התשלום התקופתי כדי לפרוע הלוואה במס' תקופות מוגדר.
תחביר הפונקציה:
=pmt(rate, nper, pmt, pv, fv,
type)
לדוגמה, ברצונכם לדעת מה יהיה גובה התשלום
החודשי בסך 100,000 $ לתקופה של 25 שנה. בריבית שנתית 8%.
B39;
100,000
B40; 8ֵ
B41; 25
Rate- B40/12
Nper- B41*12
Pv-B39
פונקצית IRR
שיעור התשואה של השקעה הוא השיעור
הגורם לענ"ן של ההשקעה להיות = אפס. כלומר, הענ"ן של הזרמת המזומנים
שווה בדיוק לסכום ההשקעה.
תחביר הפונקציה:
IRR (values, guess)
לדוגמה, נניח שרכשתם דירה ב- 120,000$. הנכם מקבלים מש"רד
10,000$ בשנה הראשונה, 9,000 בשנייה, 8,000 בשלישית, 7,000 ברביעית, ובשנה החמישית
מכרתם את הדירה ב- 126,000$.
ברצונכם לדעת מהי הריבית המקסימאלית
על ההלוואה לרכישת הדירה.
תחום עלות הדירה: values
התקבולים{ שנה 1,2,3
פונקציית ipmt
פונקציה זו מחזירה את סכום
ששולם כריבית בתקופה נתונה עבור הסדר תשלומים תקופתיים קבועים בשיעור ריבית קבועה.
תחביר הפונקציה:
=ipmt
(rate, per, nper, pv, fv, type)
Per * (מס
התקופה) ערכו יהיה בין 1 ל -
nper
אם רוצים את הריבית לחודש
הראשון per = 1
לדוגמא: ברצוננו לברר מהו סכום
הריבית לתשלום בחודש הראשון על הלוואה של 8000 דולר ל – 3 שנים בריבית של 10%.
=impt:(B62/12)
per:1
Nper:B63*12
Pv:B61
B6:8,000$
B62:10%
B63:3
פונקצייתֹֹֹֹֹֹֹֹֹֹֹֹֹֹֹ
מס התקופות של הלוואה או
השקעה המבוססת על תשלומים תקופתיים קבועים ושיעור ריבית קבוע (כמה זמן להחזיר
הלוואה).
=NPER(rate, pmt, pv, fv, type)
לדוגמה: כמה חודשים יש לשלם הלוואה
בגובה 10,000 ש"ח בריבית שנתית 12% כאשר התשלום החודשי הוא 1,500 ₪ בסוף החודש?
פונקצייתppmt
מחזירה את התשלום על הקרן
לתקופה נתונה בהשקעה בהתבסס על תשלומים תקופתיים קבועים בשיעור ריבית קבועה.
תחביר הפונקציה:
=ppmt(rate, per, nper, pv, fv, type
לדוגמה: מהו התשלום לחודש הראשון
להלוואה בת 2000 ₪ לשנתיים בריבית של 10%. (פתרון הדוגמה בפורום).
Vlookup,
Hlookup
הפונקציות כמעט זהות זו לזו
והן מחפשות מידע בטבלאות שיצרתם. כאשר Vlookup עובדת עם טבלה
אנכית המאורגנת בעמודות ו- , Hlookup עובדת עם טבלה אופקית המאורגנת בשורות.
נמצאות בהפניית ובירור מידע.
Vlookup (lookup_value,
table_array, col_index_num)
Hlookup (lookup_value,
table_array, row_index_num)
מטרת הפונקציה:
מטרת הפונקציות לאתר את הערך
הגדול ביותר בעמודה הראשונה (במקרה של Vlookup), או בשורה
הראשונה (במקרה של Hlookup) של הטווח שציינו ב- , table_array הקטן או שווה
למשתנהlookup_value שציינו, ולשלוף את הערך המתאים לו מהעמודה שציינו כ- col_index_num במקרה של Vlookup, או מהעמודה
שציינו כ- row_index_num במקרה של Hlookup.
*האינדקס הראשון תמיד יהיה
הערך אותו אנו מחפשים ב- Vlookup. וב- table_arrayנתחיל מהעמודה בה נמצא
האינדקס הראשון (עמודת שם המשפחה).
ב- col_index_num מס' העמודה
ממנה אנו רוצים לשלוף את הערך הרצוי (למשל שכר חודשי של חוסיין), range_lookup *חיפוש מדויק-0
*חיפוש
בקירוב-1
הגדרות התחקיר:
ב-lookup_value יש
לציין את כתובת התא המכיל את הערך שמחפשים בטבלה. תמיד זהו הערך השייך לעמודה
הראשונה (אינדקס ראשון ב- table_arrayשציינו). במקרה של Hlookup זהו
הערך השייך לשורה הראשונה. הערך יכול להיות מספר או טקסט
היות
והפונקציה תחפש את הערך הכי גדול אשר קטן או שווה לערך
שציינו.
0= חיפוש מדוייק למשתנה lookup_value ציינו אין צורך למיין.
פתרון בעיות if
ניתן להשתמש ב- vlookup במקום if פשוט
או מכונן, ולשם כך יש לבנות טבלת עזר מחוץ לנתונים אשר תשמש כ- table_arrayוממנה יישלפו הנתונים.
המדרגה הראשונה בטבלה תהיה
תמיד 0.
שליפת ציון מעבר עד 59 כולל
נכשל:
נבנה טבלת עזר:
|
|
|
|
0 |
נכשל |
|
60 |
עבר |
ב- col_index_numנרשום את המספר בעמודת טבלת
העזר.
במידה
ויגדירו לנו 59 כולל נרשום 60. אם יגדירו קטן מ-59 נרשום 59 עבר.
אורך
ה- vlookup לא משתנה בהתאם למדרגות המס (היתרון!).
עד
2000כולל:
|
0 |
10% |
|
2001 |
20% |
עד
2000 לא כולל:
(במס רגיל)
|
0 |
10% |
|
2000 |
20% |
חתירה
למטרה כאשר יש השפעה על 2 משתנים (תחת תנאי)
מעתיקים
את התא שאותו רוצים לשנות (כמו בבית סכום הבונוס השתנה).
טבלת ציר (pivot table )
טבלת
ציר הינה סוג מסויים של טבלה המסכמת מידע משדות מסויימים של רשימה.
השלבים
לבניית טבלת ציר:
יש
לעמוד בתא כלשהו בנתונים. תפריט=> נתונים=> דו"ח טבלת ציר pivot table.
יפתח
אשף הכולל 3 שלבים:
קיימים
4 אזורים לטבלת הציר:
Solver
הפקודה
חתירה למטרה שימושית עבור בעיות שיש להן ערך מטרה מדוייק התלוי בערך בלתי ידוע
אחד. בסוג בעיות מורכבות יותר עליכם להשתמש ב- Solver המסוגל לטפל בבעיית בעלות מס'
רב של תאים משתנים ויכול לעזור למצוא צירופים של משתנים המגדילים למקסימום או
מקטינים למינימום את תא היעד.
כמו
כן, הוא מאפשר להגדיר מגבלה אחת או יותר, כלומר תנאים שעל הפתרון לעמוד בהם כדי
שיהיה תקף.
אופן
ההכנה:
* set target cell- תא היעד שעל
ה- solver להשיג, יש לציין האם המטרה היא min/max value ערך כלשהו.
* by changing cell- הגדרת התאים המשתנים, כלומר איזה תאים יש לשנות. התאים חייבים
להיות תאים המשמשים בחישוב תא היעד.
* subject to the constrain- האילוצים, הצעד האחרון הוא אופציונאלי, נלחץ על add ההגבלה
מורכבת משלושה חלקים- הפנייה לתא, ערך השוואה, וההגבלה.
במגבלה
האחרונה אין ללחוץ על add אלא ללחוץ על ok כדי
לחזור לתיבת השיחה הראשית.
הערה:
בכל שמירה של גליון שמכיל solver יישמרו
גם ההגדרות של תיבת השיחה.
ניתוח רגישות
הפקודה
טבלה בתפריט נתונים מאפשרת לבצע ניתוחי רגישות על נוסחאות בגליון, כלומר ניתן
לבדוק מה יקרה לנוסחה כאשר נתון מסויים ישתנה. לדוגמה- מה יקרה אם ישתנה שיעור
הריבית בפונקציית pmt. כמו כן, ניתן לבדוק מה יקרה לנוסחה אחת כאשר שני נתונים בה
ישתנו. לדוגמה, אם ישתנה גם שיעור הריבית וגם התקופה.
לדוגמה-
|
|
A |
B |
C |
D |
E |
|
1 |
10,000 |
|
הנוסחה |
|
|
|
2 |
8%ֵ |
|
|
|
|
|
3 |
25 |
|
|
|
|
|
4 |
|
|
=c1 |
|
|
|
5 |
|
6% |
|
|
|
|
6 |
|
6.5% |
|
|
|
|
7 |
|
7% |
|
|
|
|
8 |
|
7.5% |
|
|
|
ניתוח חד מימדי
ניתוח דו מימדי
|
|
A |
B |
C |
D |
E |
|
1 |
10,000 |
|
הנוסחה |
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
4 |
|
=C1 |
10 |
15 |
20 |
|
5 |
|
6% |
|
|
|
|
6 |
|
6.5% |
|
|
|
|
7 |
|
7% |
|
|
|
|
8 |
|
7.5% |
|
|
|
בניתוח
רגישות דו מימדי יש לבנות את הטבלה כך שבהצטלבות בין נתוני העמודה ונתוני השורה יש
לכתוב = ולפנות לתא המכיל את הנוסחה (בדוגמה שלנו =C1). נסמן
את כל תחום הטבלה, לדוגמה מ- B4 עד E8, תפריט
נתונים=> טבלה.
בתא
קלט לשורה יש להזין את כתובת התא שאנו רוצים להחליף בנתונים שמיקמנו בשורה, במקרה
שלנו תא התקופה A3.
בתא
הקלט נכתוב A2 ונאשר.
חתירה למטרה
כלים
חתירה למטרה נוכל לחשב ערך בלתי ידוע שייתן את התוצאה הרצוייה.
לדוגמה,
מה תהיה תקופת ההלוואה אם קיימת מגבלה של 2,000 ₪ לתשלום החודשי. סכום המשכנתא
100,000 ₪, ריבית שנתית 8%, והתקופה 25 שנה.
אופו
ההכנה:
Access
Access הינו מסד נתונים המכיל:
א.
טבלאות אשר בנויות משדות ורשומות, ודומות
לגליון ב- excel.
ב.
טפסים- שהם אחד האמצעים להזין נתונים לתוך
הטבלה. בנוסף ניתן להזין נתונים ישירות לטבלאות.
ג.
דו"חות- הם למעשה נותנים מעוצבים לפי ההגדרות
שיקבעו.
ד.
שאילתות- דרך לצפות רק במידע בו מעוניינים,
כלומר לארגן את המידע עפ"י חתכים שונים.
למרות
שתהליך היצירה של טבלאות, טפסים, דוחות ושאילתות הוא תהליך נפרד, הם כולם מקושרים
באופן הבא:
הטבלאות
הן לב מסד הנתונים. כל שאר האובייקטים פועלים על נתונים שבתוכן, או משתמשים בהן.
דוחות מסכמים ומארגנים את הנתונים בטבלאות, טפסים מסייעים להזין מידע
לטבלה, ושאילתות מסייעות לאתר מידע רצוי בתוך טבלאות.
טבלאות
לפני
שיוצרים את מסד הנתונים יש לתכנן את הטבלאות, כיוון ששינוי מבנה הטבלה לאחר הזנת
הנתונים הוא קשה. Access מסוגלת לטפל
בכמות גדולה של טבלאות, ולקשר ביניהן. יש לבדוק שהטבלאות תהיינה יעילות
וקטנות במידת האפשר. מומלץ להיצמד למס' ככלים בבניית טבלה:
ניתן
ליצור טבלה בתצוגה=> עיצוב=> טבלה, או בעזרת אשף הטבלאות.
כאשר
פותחים את ה-access ניתן לבחור במסד נתונים רק במידה ומעוניינים לבנות את מסד
הנתונים, או לבחור במסד נתונים קיים. כאשר בחרנו במסד נתונים ריק (לחציה על חדש).,
לתת שם ולהגדיר מיקום לשמירת מסד הנתונים.
לחיצה
על "צור, תפתח את חלון מסד הנתונים. בחלון זה מופיעה רשימה של אובייקטים בצד
ימין, יש לבחור באובייקט "טבלאות", וללחוץ לחיצה כפולה בצד שמאל של
החלון, על יצירת טבלה בתצוגת עיצוב. ייפתח חלון של עיצוב טבלה, בחלקו העליון יש
להגדיר את שם השדה (רצוי באנגלית), ללא רווחים (עד 64 תווים ללא סימנים).
בסוג
הנתונים יש לבחור באחת מהאפשרויות בהתאם לסוג השדה:
מספור
אוטומטי-
זהו סוג שדה המקצה מס' ייחודי לכל רשומה ברגע שהיא נוצרה. בשל זאת מתאים מספור
אוטומטי לשמש כשדה של מפתח ראשי.
כן/
לא שדה שיכול להכיל אחד משני ערכים
אפשריים.
*אשף
בדיקות מידע- מאפשר ליצור רשימה ממנה תוכלו לבחור ערך.
תיאור- לא חובה, ניתן לתת תיאור
ע"מ לקשר בין הקוד למחלקה. למשל קישור בין המספר לאות הראשונה.
הגדרת מפתח ראשי:
כל
טבלה חייבת להכיל לפחות שדה אחד ובו ערך מיוחד (חד ערכי) עבור כל רשומה. שדות מפתח
ראשי משמשים ליצירת קשרי גומלין בין טבלאות שונות, וכן מהווים אינדקס למיון
הרשומות. ע"מ לקבוע מפתח ראשי בתצוגת עיצוב יש לסמן את השדה הרצוי- קליק
ימני=> מפתח ראשי.
בנוסף
לסוג השדה תוכלו להגדיר לכל שדה מאפיינים במחצית התחתונה של החלון. מאפייני השדה
משתנים בהתאם לסוג השדה הנבחר עפ"י הפירוט הבא:
00/00/00- 2 ספרות בין כל סלאש
בדיוק.
99/99/99- עד שתי ספרות בכל
סלאש.
לדוגמה, אם נקליד 4 אפסים – 0000,
המשמעות היא שניתן להקליד באותו שדה 4
ספרות בדיוק. לחילופין, אם נקליד 4
תשיעיות- 9999, זה אומר שניתן להקליד עד
4 ספרות, לא יותר.
* כיתוב-
מאפשר להגדיר תוויות לשדה שתופיע במקום בו השדה שהגדרנו. רלוונטי במיוחד כאשר שמות
השדה באנגלית, ואנו מעוניינים שבטבלאות, בטפסים, בשאילתות ובדוחות יופיע שם בעברית
שיקל על המשתמש.
* חוק
אימות- ביטוי המגביל את הערכים שניתן להזין בשדה.
* טקסט
אימות- נרשום את הודעת השגיאה שתתקבל במידה ונזין ערך שאינו חוקי עפ"י
חוק האימות.
* נדרש-
כן: כלומר חובה להזין אותו.
לא: לא חובה להזין אינפורמציה.
* אינדקס-
מאפשר זירוז של חיפוש ומיון בטבלה. ניתן לבחור באחת משלוש אפשרויות:
לא- לא יהיה אינדקס
כן- (אפשרי כפולות)
כן- (ללא כפילות).
(הגדרת
אינדקס מעכבת את עדכון הנתונים).
מחיקת
שורות- קליק ימני=> מחיקת שורות.
הוספת
שורות- קליק ימני=> הוסף שורות מעל.
סוג הנתונים באשף בדיקת מידע:
כאשר
מעוניינים שבהזנת הנתונים באחד השדות בטבלה מסויימת יופיע חץ, ובו רשימה המפרטת
ערכים משדה מסויים בטבלה אחרת יש להגדיר בתצוגת עיצוב טבלה בסוג הנתונים אשף בדיקת
מידע.
האשף
יאפשר לנו לקבוע האם הנתונים שברצוננו שיופיעו שייכים לטבלה אחרת, או לשאילתא, או
לנתונים עצמאיים שתקלידו בעצמכם.
במקרה
של טבלה אחרת באותו מסד נתונים, בשלב הבא תדרשו לציין באיזו טבלה מדובר, בשלב
שלאחר מכן לבחור מאילו שדות באותה הטבלה תתאפשר בחירת הנתונים.
בשלב
הבא יופיע V ליד "הסתר מודות מפתח". מומלץ להשאיר אותו, כיוון שקל
יותר לבחור ערכים משמות ממשיים מאשר מקוד שיהוי.
בשלב
הבא תשאלו איזו תווית ברצונכם להקצות לשדה (בד"כ נשאיר את אותה תווית),
ולבסוף תדרשו לאפשר ל- access ליצור קשרי גומלין בין הטבלאות.
ע"מ
לצמצם את גודל הקובץ לפני יציאה מה- access עזרי מסד
נתונים=> דחיסה ותיקון של מסד ותווים=> אם שמרנו ב-D,
אח"כ נעביר אותו ל- floppy.
Access
קשרי גומלין
קשר של יחיד(מחלקה) לרבים(עובדים) .
במחלקה אחת יש מספר עובדים.
יצירת קשרי גומלין בין טבלאות.
כאשר מוסיפים טבלה חדשה חשוב להבין
אילו קשרי גומלין מתקיימים בין הטבלה החדשה לקימות. קשרי גומלין משמשים לאיסוף מידע מכמה טבלאות והצגתו
בשאילתות או בדוחות. בין שתי טבלאות ניתן ליצור אחד משני הסוגים הבאים של קשרי
גומלין:
קשר של יחיד לרבים:
זהו קשר הגומלין הנפוץ ביותר בו רשומה
אחת מטבלה אחת יכולה להיות מקושרת לרשומות רבות מטבלה אחרת. לדוגמא: במחלקה אחת
מטבלת מחלקות נמצאים הרבה עובדים מטבלת עובדים. הטבלה בצד היחיד נקראת טבלה ראשית
(לדוגמא: מחלקות) והטבלה בצד הרבים נקראת "טבלה מקושרת" (עובדים).
יצירת קשר בין שדה המפתח הראשי בטבלה
הראשית (מס' מחלקה בטבלת מחלקות), לבין השדה המכיל ערך תואם לו (הנקרא שדה מפתח
זר- מס' מחלקה בטבלת עובדים) בטבלה המקושרת, הוא היצור קשרי גומלין בין השתיים.
קשר של יחיד ליחיד:
זהו סוג של קשר שכיח פחות, בו לרשומה
אחת בטבלה הראשית לא תהיה יותר מרשומה אחת תואמת בטבלה המקושרת. שימושי בטבלאות
המשך. לדוגמה, מנהל מחלקה- (במידה ויש טבלת מנהלי מחלקה).
קשר של רבים לרבים:
שקר מסוג רבים לרבים נוצר שלרשומות
בכל אחת משתי הטבלאות הקשורות יכולות להיות כמה רשומות תואמות בטבלה האחרת.
(לדוגמה בקשר בין טבלת עובדים לטבלת פרוייקטים). אולם קשר כזה לא ניתן ליצור באופן
ישיר, הפתרון היחידי לכך הוא ליצור טבלה שלישת הנקראת "טבלת צירוף"
ומשמשת כקשר בין טבלאות המקיימות קשר של רבים לרבים.
טבלה זו משתמשת במפתחות הראשיים של
שתי הטבלאות , ביניהן היא מקשרת כמפתח ראשי שלה. (זהו מפתח ראשי מרובה שדות/
משולב). טבלה זו מקושרת לכל אחת מהטבלאות האחרות בקשר של יחיד לרבים, והיא מכילה
בנוסף לפתוח שדה אחד שאינו קיים בטבלאות האחרות, אך הוא מתייחס לשתיהן. (לדוגמה
שדה שעות בטבלאות המשתתפות בפרוייקטים).
Access משתמשת
במער' חוקים כדי לאכוף את שלמות הקשרים בין טבלאות, ולהבטיח שקשרי הגומלין בטבלאות
המקושרות תקפים, ושלא נוכל למחוק אותם בטעות, או שלנות נתונים מקושרים.
אופן ההכנה: (יצירת קשרי גומלין באמצעות
חלון קשרי גומלין)
הערה: קליק ימני על הקו המתאר את קשרי
הגומלין מאפשר למחוק אותו את לערוך אותו.
שאילתות
Access מציעה
מס' שיטות המאפשרות לכם למצוא מידע לו אתם זקוקים. אחת מהשיטות הינה שאילתות היכולות
לשלוף נתונים מכמה טבלאות, ולשמור את הגדרות השליטה באופן קבוע.
קיימים מס' סוגים של שאילתות:
1. שאילתת בחירה: מאפשרת לבחור נתונים מטבלה
אחת או יותר, ולהציגם במבנה שניתן לשמור אותו כחלק מהשאילתא עצמה. שאילתות בחירה
יכולות להכיל אחד או יותר מהמרכיבים הבאים:
* שדות
* קריטריונים לבחירה
*הוראות למיון
שדות
מוסתרים הנכללים רק ע"מ להקצות קריטריונים או מיון מבלי שיוצגו בתוצאות
השאילתא. כאשר אתם שומרים שאילתא נשמרות למעשה ההוראות לשליפת הנתונים ולא הרשומות
עצמן, ולכן בכל פעם שתפעילו את השאילתא מחדש יוצגו תמיד נתונים עדכניים.
אופן
ההכנה:
מחלון
"מסד הנתונים" לחיצה כפולה על יצירת שאילתא בתצוגת עיצוב. יפתח חלון
שאילתת בחירה, שהיא שאילתת ברירת המחדל בתצוגת עיצוב. בחלון הצגת טבלה המופיע על
המסך יש ללחוץ לחיצה כפולה על שם הטבלה המשתתפת בשאילתא. לאחר הוספת כל הטבלאות
המשתתפות בשאילתא יש לסגור את חלון "הצגת טבלה". הטבלאות שהוספנו יופיעו
בחלקו העליון של חלון שאילתת הבחירה, ובחלק התחתון יופיעו מאפייני השאילתא. אל
שורת השדה יש לגרור את כל אחד מהשדות המופיע בשאילתא, או ללחוץ דאבל קליק על שם
השדה, דאבל קליק על הכוכבית המופיעה בראש הטבלה תציג את כל הדות המופיעים באותה
טבלה. ניתן להגדיר גם:
בשדות
המכילים טקסט ניתן להשתמש בסימני הכללה ע"מ לבנות את הקריטריונים.
לסיום
השאילתא יש ללחוץ על לחצן "הפעל" או לעבור לתצוגת נתונים.
בסגירת
השאילתא תתבקשו לשמור את השאילתא.
2.
שאילתת סיכום:
לעיתים תעדיפו לראות נתונים של סיכומים בשאילתא, כגון מס' העובדים המשתתפים בכל
פרויקט, או סך כל השעות לעובד, וכד'. לשם כך יש להרחיב את שאילתת הבחירה לשאילתת
סיכום באופן הבא:
לחצו
בסרגל הכלים על לחצן סיגמא. תתווסף שורה בשם "סך הכל", ובכל שדה באותה
השורה יופיע : "קיבוץ לפי". בשדה אותו אנו מעוניינים לקבץ יש ללחוץ על
החץ משמאל ל"קיבוץ לפי" ולבחור בסוג הקיבוץ.
הערות:
3.
שאילתות פרמטריות: עד עתה הכנסנו קריטריונים לבחירה ישירות לחלון "עיצוב שאילתא",
אולם אין חייבים להחליט בעת יצירת השאילתא מהו הערך אותו נרצה לחפש. לפיכך תוכלו
לכלול בשאילתא פרמטר, ו- access תשאל
מהו הקריטריון בכל פעם שנפעיל את השאילתא. כדי לכלול פרמטר יש להכניס בשורת
הקריטריונים משפט בסוגריים מרובעים במקום ערך. המשפט שנזין יהווה את שם הפרמטר
והוא יוצג בתיבת השיחה כאשר נפעיל את השאילתא (לחציה על !). לכן מומלץ להכניס משפט
המתאר בדיוק את הערך שיש להזין, לדוגמה:[עד תאריך לידה] ] andמתאריך לידה] between
הגדרת שדה מחושב:
כדי
להגדיר שדה מחושב יש להזין ביטוי או ע"י בונה הביטויים, או בכתיבה חופשית
ששמות השדות יהיו בסוגריים מרובעים. פתיחת בונה הביטויים תעשה באמצעות קליק ימני
בשורת השדה=> בנייה.
טפסים
קיימות
מס' שיטות ליצירת טופס:
א.
מתוך טבלה כלשהי יש ללחוץ על לחצן אובייקט חדש: טופס
אוטומטי.
ב.
מחלון מסד הנתונים: טפסים=> חדש, בחלון שיפתח נבחר
באחת מהאפשרויות של טופס אוטומטי (טורי, טבלאי או גליון נתונים). בתחתית החלק יש
לבחור מאיזו טבלה או שאילתא יילקחו השדות בטופס. (הנפוץ ביותר הוא הטופס הטורי).
בחלון
מסד הנתונים=> טפסים, דאבל קליק על יצירת טופס באמצעות אשף. בשלב הראשון באשף
יש לבחור בשדות. ניתן לבחור בשדות ממס' טבלאות או שאילתות. בשלב הבא, במידה ונבחרו
שדות ממס' טבלאות או שאילתות תתבקשו לציין ע"ג איזו טבלה להציג את הנתונים.
כלומר, האם מדובר בטופס בודד או בטופס הכולל טופס משנה. במידה ובחרנו בטופס הכולל
טופס משנה תתבקשו בשלב בשלב הבא לבחור את סוג הפריסה כטופס המשנה (מומלץ גיליון
נתונים). בשלב הבא ניתן לבחור תבנית עיצוב לטופס (סגנון). בשלב הבא ניתן להגדיר
כותרות לטופס ולטופס המשנה, וללחוץ על סיום.
ע"מ
לשנות צבע לשדה בטופס יש לעבור בטופס לתצוגת עיצוב. קליק ימני על השדה=> צבע
מילוי. בתצוגת עיצוב ניתן גם לשנות את מיקום השדות ע"י גרירה של שם השדה כאשר
מופיעה היד.
דוחות
דוחות
מאפשרים להציג את הנתונים בטבלאות, או שאילתות בכדי להדפיסם. ניתן ליצור דוחות
באופן הבא:
תפריט
חדש בחלון מסד הנתונים=> דוחות=> חדש, ובחירה בדו"ח אוטומטי, טורי, או
טבלאי. כמו כן יש לבחור את הטבלה, או השאילתא שנתוניה יוצגו בדו"ח.
דו"ח
אוטומטי בד"כ יוצג בטבלה (טבלאי).