סיכוני ביקורת ותכניות ביקורת

השוני בד"כ בין המשוואה במאזן היא התנועה ברווה. 31.12 31.12

ביקורת בסעיפי רכוש מול ביקורת בסעיפי התחייבויות:

סעיפי הרכוש שונים מהותית מבחינת כיווני הביקורת מסעיפי ההתחייבויות. מקובל לראות חמישה הבדלים עיקריים בין סעיפי הרכוש וההתחייבויות מבחינת היבטי הביקורת:

1. שוני בנק' המוצא - כאשר מדובר בנכסים הביקורת מכוונת לבדוק האם אין

הגדלה מופרזת של כמות וערכים לעומת זאת בבדיקת ההתחייבויות מכוונת

לבדיקת שלמות, כלומר האם כל ההתחייבויות נכללו.

2. שוני במדידה ובהערכה - בעיות המדידה והערכה בקבוצת הרכוש מורכבות

ומשתנות בין סוגי הנכסים. כך לדוגמא מלאי יוערך עפ"י עלות או שוק הנמוך

מביניהם ובמבחני עלות שונים. רכוש קבוע יוערך רק לפי העלות כאשר לכך

יתלווה בעיות שונות במדידת הפחתות לעומת כל אילו בסעיפי ההתחייבויות

בעיות המדידה והערכה הן מצומצמות. בעיות המדידה מסתכמות לבעיות של

התאמת ערכים ושערוך.

3. שוני בתפקוד הבקרה הפנימית - הבקרה הפנימית בקבוצת הרכוש מאוד מאוד

משמעותית ומהותית, שכן היא נועדה להבטיח הגנה על נכסי הפירמה. בתחום

ההתחייבויות הבקרה הפנימית דומיננטית פחות מדובר בעיקר בבעיות

חשבונאיות הקשורות להצגה נאותה ובד"כ הדומיננטיות נותרת בידי צד ג', שכן

התחייבויות המבוקר הם נכסים אצל צד ג' והבקרה שלו משמעותית יותר.

4. שוני בראיות הביקורת – דווקא התיעוד התייחס לסעיפי הרכוש הוא בחלקו

הגדול תיעוד פנימי וזאת כחלק מנוהלי הבקרה הפנימית לבטחת הנכסים כגון:

רשומות מלאי, ספירת קופה, רשימות מצאי רכוש קבוע ...... לעומת זאת התיעוד

בסעיפי ההתחייבויות הוא בעיקרו חיצוני: חוזים, הסכמים, תעודות חיוב .....

לתיעוד החיצוני מיוחסת אמינות גבוהה יותר.

5. שוני בנוהלי האימות – חלק גדול מסעיפי הרכוש ניתן לבדיקה פיזית (בעין)

בדיקה זו בד"כ נחשבת לבדיקה בעלת דרגת אמינות גבוהה ביותר. זו הסיבה,

שהמבקר מתכוון בבדיקותיו לביצוע בדיקות פיזיות ככל שאפשר ספירת מלאי,

קופות, רכוש קבוע .... בסעיפי ההתחייבויות הבדיקות הללו לא רלוונטיות היות

ומדובר בסעיפים בלתי מוחשיים. הראיות בד"כ משפטיות או נסיבתיות.

תכנית ביקורת ללקוחות/חייבים:

1. הסיכון המובנה - סעיף בלתי מוחשי כאמור ישנו חיסרון בביקורת סעיפים,

שאינם ניתנים לבדיקה פיזית, ראיות הביקורת בהכרח נסיבתיות או משפטיות

ומידת השכנוע תלויה במידת ההצבה של הראיות כללית הסיכון לטעות בסעיף

בלתי מוחשי גבוה מסעיף מוחשי.

2. שווי מימוש - לא תמיד מחיר המכירה מבטא את שווי המימוש ישנם הסכמים,

הנחות, שלאחר מועד המכירה, פריסת תשלומים, הצמדות בנוסף קיימים חובות

מסופקים ואבודים אשר מבוססים על אומדנים לא מדויקים, המשפיעים, בסופו

של דבר, על תחזיות,שלא תמיד מתממשות. הסיכון לטעות במצב כזה הוא גבוה.

3. ריבוי פעולות - ככל שרבות הפעולות בעסק (פעולות מסחריות) בד"כ רבות

הפעולות בקבוצת החייבים. הכלל קובע, שכאשר מדובר בסעיף גדול המרכז

בצורה שוטפת תמיד הסבירות לטעות גדל.

4. מורכבות הסעיף מקבוצות לא הומוגניות – לא ניתן להתייחס לקבוצת הלקוחות

כמכלול ראוי לחלקה לקבוצות משנה: לקוחות מוסדיים, עסקיים, פרטיים,

קבועים, מזדמנים, בארץ ובחו"ל. לכל לקוח מידת האפיון שלו,כל קבוצה

ומאפייניה. מבחינת מהותיות, סבירות, אמצעי תשלום ועוד ....

5. הונאות - עסקאות ולקוחות פיקטיביים.

נוהל ביקורת - משלוח אישורי יתרה:

מטרת הנוהל היינה אימות יתרות הלקוחות בגוף המבוקר. מדובר בנוהל חשוב ביותר, משום שבאמצעותו מאמתים שתי ביקורות חשבונאיות בלתי תלויות זו מול זו. כאשר הן מתייחסות לפעולה מסחרית זהה מכוונים מנוגדים. כלומר, כאשר המחוקק רואה מכירה הלקוח שלו רואה קניה בשל הנח הביקורות עצמאיות, הסבירות לטעות זהה קטן. יישום הנוהל האמור, יניב ראיה חיצונית ברמה גבוהה, החשובה לאימות הסעיף.

הטכניקה:

קיימות שתי שיטות ליישום הנוהל:

1. השיטה החיובית - מכינים רשימה מדגמית של לקוחות אותם יש לבדוק במסגרת

הביקורת, מבקשים מן המבוקר, שישלח לכל לקוח בנפרד, את יתרתו של הלקוח

בספרי המבוקר, בצרוף בקשה כי הלקוח יגיב לנכונות היתרה, בין אם הוא

מסכים לה ובין אם לאו. את התשובות מבקשים לשלוח למבקר במישרין.

2. השיטה השלילית - הנוהג הטכני בעקרון זהה, אלא שהפעם מבקשים מהלקוח

שיגיב ליתרה הנקובה, רק אם הוא חולק עליה או שולל אותה. כלומר, אם הלקוח

לא השיב על היתרה שנשלחה אליו הנחת העבודה היא שהיתרה נכונה.

השיקולים בבחירת השיטה ליישום הנוהל:

בשיטה חיובית - בקרה פנימית אינה טובה, קיימות מעט יתרות חסרות יתרות מהותיות והתחשבנויות מורכבות בין המבוקר ללקוח (נושאים בהתקשרות שמעבר להנהלת החשבונות כגון הנחות, ספק שהוא גם לקוח וכו....)

בשיטה השלילית - הבקרה הפנימית איכותית וטובה, יתרות רבות מאוד ולא מהותיות וההתחשבנות מאוד פשוטה (נהוג לשימוש בבנקים).

עיתוי בחירת השיטה:

בד"כ ננקוט בנוהל בסוף שנה בכדי לאמת את היתרות המרכיבות את הסעיף בדו"ח הכספי, אך במקומות בהם הבקרה הפנימית טובה ניתן ליישם את הנוהל באמצע השנה, תוך בדיקת התנועות שנעשו לאחר המקרה.

ברוב המקרים אנו נשלב את העיתוי לקוחות בעייתיים ומהותיים נבקש התאמות מספר פעמים בשנה.

בחירת המדגם:

1. הגישה הסטטיסטית - זוהי גישה טכנית טהורה. מגדירים את אחוז הדגימה

ומחליטים שיבדקו את כל היתרות מסוג מסוים. זוהי שיטה מאוד מסודרת,

שיטתית ומתייחסת לאוכלוסייה כולה. חסרון שיטה זו שהגישה מניחה

שהלקוחות נבדלים אלו מאלו רק בגובה יתרתם, הנחה זו מטעה ואינה טובה.

2. הגישה השיפוטית - הגישה מתבססת על ניסיונו של המבקר, שמתייחס ללקוחות

לא רק ולא רק למהותיות היחסית של היתרה, אלא גם מסיבות אחרות. לדוגמא:

לקוחות בזכות,לקוחות שעברו לצד הזכות מספר פעמים במהלך השנה, צדדים

קשורים, לקוחות שיתרתם אופסה לקראת סוף שנה, לקוחות שהם גם ספקים,

לקוחות ללא תנועה או בתנועה איטית מאוד, לקוחות שריכזו פעילות רבה בדיוק

לקראת תום השנה, לקוחות שמרכזים תנועה במספרים עגולים בלבד או בזמנים

קבועים. חיסרון הגיש היא שאינה מסודרת מאוד סובייקטיבית ומחסירה פרטים

רבים.

בפרקטיקה יש שילוב בין שתי הגישות אצל לקוחות גדולים נשתמש בגישה החיובית ואצל לקוחות קטנים נשתמש בגישה השלילית.

מאוד פופולרי לשלב את דרך בחירת המדגם כלומר קודם יבחרו את אוכלוסיית המדגם לפי הגישה הסטטיסטית (נניח מ - 5,000 ומעלה) אבל דואגים לשריין מקומות לאותם לקוחות אשר מעניינים לפי הגישה השיפוטית, גם אם הם הוצאו מהמדגם לפי הגישה הסטטיסטית (בדוגמא שלנו פחות מ - 5,000).

נהלים משלימים:

כאשר הנוהל אינו מצליח וכאשר ישנם הפרשים בין יתרות המבוקר לבין אישורי היתרה כפי שנתקבלו חייב המבקר לנקוט בנהלים משלימים:

1. ביצוע בדיקות התפתחות - בדיקת התפתחות בודקת את השנה העוקבת אם ישנה

התפתחות בחוב.

לדוגמא: אם הלקוח לא השיב על הבקשה לאישור היתרה ובפברואר השנה

העוקבת שילם שק בדיוק בסכום היתרה - אזי זו ראיה נסיבתית כי הסכום נכון.

2. קריאת חוזים לברור תנאים – במיוחד כאשר החשבונות מורכבים / בעייתיים.

לדוגמא: מעבר להתחשבנות יש הנחת כמות, אחוזים וכו......, קריאת החוזה

תסביר את ההתחשבנות המורכבת.

3. בדיקת התאמות קודמות עם לקוחות - לבדוק ממתי המחלוקת ואם הלקוח אינו

עונה, מדוע? בדיקת התאמות קודמות תראה לנו את איכות הבקרה הפנימית וגם

אם הלקוח טען למחלוקת בעבר, אם שורש העניין עלה במחלוקת בעבר וכו'....

4. ביצוע התאמה עם כרטיס הלקוח - המבקר נכנס לעובי הקורה ומבקש כרטיס.

5. בדיקת מסמכי מקור- ירידה לרמה של חשבוניות וקבלות.

6. ביצוע בדיקת סבירות - תקופת אשראי ממוצעת, השוואה להיקפי חובות שנים

קודמות, לפעמים הלקוחות הם רק פיקציה ברישום

או ימים בשנה סה"כ מכירות הממוצע ללקוח

לדוגמא: ביצוע בדיקת סבירות ללקוח:

בודקים בעבר את ממוצע האשראי ,המכירות וגודל החובות. כאשר יראו כי החוב

גודלו בלתי סביר לעבר , יבדקו בדיקת סבירות לפי הנוסחה לעיל, נמצא את יתרת

האשראי הממוצע לחוב זה, ייתכן כי מדובר רק בפיקציה (רישום כוזב).

7. בדיקת ההפרשה לחובות מופקים.

8. בדיקת דרך ההצמדה של החובות.

9. בדיקת סעיפים תוצאתיים מקבילים - נאמנים לטכניקת המעגלים אזי יש לבדוק

במקביל: מכירות, הנחות החזרות (כל מה שמקביל ללקוחות) הפרשי מט"ח

וריבית ללקוחות.

10. קבלת תצהיר מעו"ד לגבי חובות ספציפיים לגבי אפשרות גבייתם.

11. קריאת פרוטוקולים מישיבות דירקטוריון לאיתור חובות בעייתיים.

12. הצהרת מנהלים - תמוקד בהצהרה שלהם כי אין עוד חובות נוספים בעייתיים,

שלא הוצגו בפנינו, כל עוד המנהלים יודעים מזה.

תכנית ביקורת למזומנים

מזומנים, עפ"י גילוי דעת 51 הם:

1. יתרת מזומנים בקופה ובקופה הקטנה.

2. יתרת זכות בחשבון עו"ש בנק.

3. ממסרים סחירים הניתנים לגבייה מידית (שקים מזומנים, המחאות בנקאיות,

המחאות נוסעים).

4. השקעות כספים לז"ק, ללא כל הגבלות עליהם. כגון: שעבודים עיקולים וכד'

יוציאו כספים אלו מהגדרת מזומנים.

5. יתרות מט"ח חופשיות להמרה למזומנים ופיקדונות לז"ק, שהופקדו לתקופה

של עד שלושה חודשים (מסביר יותר את סעיף 4 הסבר מהו פיקדון לזמן קצר).

הסיכון המובנה:

סעיפי המזומנים / שווה מזומנים אינם יוצרים בד"כ בעיה מיוחדת של הצגה והערכה מבחינת שווי מימוש ולכן הסיכון המובנה בכל הנוגע לטעויות הוא נמוך. במקרים רבים גם הערך הכספי של הסעיף נמוך ולא מהותי ביחס לסעיפים אחרים.

נהוג להקצות לתחום זה בכל זאת זמן ביקורת רב יחסית מהסיבות הבאות:

1. חלק ניכר מהעסקאות מסתיים בהעברת מזומנים, הן הקניות והן המכירות ולכן

גם אם היתרה איננה משמעותית הרי שמחזור המזומנים הוא גדול (מעגל

מזומנים) כי לא מעניינת היתרה אלא נפח הפעילות.

2. המזומנים הם נכס מוחשי בעל קשר הדוק לסעיפים רבים אחרים, בדיקה

מעמיקה יכולה לשפוך אור על סעיפים רבים אחרים.

3. הסיכון המובנה בכל הנוגע למעילות, הונאות ואי סדרים באופן כללי הוא גבוה

מאוד וככל שכמות גדולה יותר של מזומנים מתגלגלת בפירמה כך גדל הסיכון

המובנה. הסיכון מוטל גם על כתפי הבקרה הפנימית בד"כ הסיכון אמור להתמקד

בבקרה החשבונאית בתוך מערכת הנהלת החשבונות. גם אם מדובר בגניבות כפים

מחופה ע"י מסמכים בתוך הנהלת החשבונות, טכניקות בקופה הרושמת,

רישומים שגויים וכו'....

דגשי ביקורת:

ספירת הקופה היא בעיקר שיטת הביקורת.

טכניקות לספירת קופה:

1. ספירת פתע - מאוד חשוב, משמש כגורם הרתעתי, ללא הודעה מוקדמת או

הודעה קצרה, בדיקה בזמן אמת של נוהלי הבקרה הפנימית.

2. ספירת תום שנה.

ספירת קופה בסוף שנה:

המטרה בספירת קופה בסוף שנה היא התאמת הנכס לרישומים והתאמת הנכס והרישומים לסעיף המוצג בדו"ח הכספי.

מאחר ואיני רוצה להפתיע את הבקרה הפנימית, יש להודיע למבוקר מבעוד מועד שיערך למפקד קופה. עליו להכין את הרכב הקופה מזומנים, צ'קים, תקבולי אשראי וכו'....

עליו להכין את הפרוט של כל אחד מאמצעי התקבול, עליו לוודא שהפריטים הללו מתאימים לרישומים בספר קופה.

פעולות שעל רו"ח לעשות בעת המפקד:

1. רו"ח חייב לנהל פרוטוקול על כל השתלשלות המפקד: שעת הגעה, נוכחות...

2. רו"ח חייב להקפיד שהקופה תיבדק ותיספר בנוכחות הקופאי בכל עת.

3. יש לבדוק יישום בפועל של הערכות הרישומים בספר הקופה מופרדים לפי

אמצעי תקבול.

4. יש לבדוק את הצ'קים בקופה.

א. תאריכי פירעון.

ב. צריך לוודא שכל הצ'קים הם לפקודת העסק במידה ולא יש לבדוק (לפעמים

בעת חוסר מפקידים צ'קים ע"מ לסגור את הפירעון באופן זמני).

ג. צריך לוודא שלא נמצאים בקופה צ'קים שניתנו ע"י צדדים קשורים או גורמים

בתוך העסק אם יש כאלו יש לברר.

ד. יש לוודא מדגמית, שהוצאו קלות בגין הצ'קים, שנמצאים בקופה, והללו

מהווים לקוחות של העסק.

ה. יש לבדוק הימצאותם של פתקאות חוב בקופה. קופה לא סופרים עם פתקאות

חוב. פתקאות חוב מעידים על גירעון, שכרגע מוסבר, יש להכניס זאת במסגרת

החייבים, בנוסף יש לבדוק כי הפתק עונה על הנדרש.

ו. צ'קים ישנים, שמועד פירעונם חלף, מדוע הם נמצאים בקופה זהו לא מזומן

ויש לבדוק אם זהו צ'ק פיקטיבי.

הבדיקה נעשית באמצעות הצלבה בין הרישומים בספר הקופה לבין מערכת

הנהלת החשבונות לבין התאמות הבנק (מדגמית).

בסוף הספירה לאחר שנרשמו בפרוטוקול הבדיקות המדגמיות שנעשו ונהלי הביקורת, שננקטו, יש להחתים את הקופאי על הממצאים ויש להחתים אותו, שהקופה הוחזרה לו במצב ההתחלתי.

תוכנית ביקורת למלאי

מאפייניו וחשיבותו של המלאי:

המלאי מהווה חלק מן הנכסים השוטפים בפירמה ולכן הוא מרכיב חשוב בקביעת החוזק הפיננסי של הפירמה ויכולתה לעמוד בהתחייבויותיה. המלאי משליך במישרין על הרווח הגולמי בפירמה ובאופן מלא, גידול או קיטון במלאי ישפיע הן על הרווח וההפסד והן על המאזן באותו אופן. בשונה מהרכוש הקבוע בו הגדלה או הקטנה תשפיע באופן מלא על המאזן ובאופן חלקי יחסית על הרווח וההפסד (דרך הפחת).

המלאי הוא הנכס היחידי, שמופיע בדו"ח רוו"ה, הוא נכס מוחשי ולכן הראיה המושגת מבדיקת המלאי יכולה להשליך על מהימנות קבוצת עלות המכר כולה.

הסיכון המובנה:

1. שיטות הערכה שונות - קיימות שיטות רבות להערכת מלאי. כל שיטה תשליך

באופן שונה על ערך המלאי ועל הרווח חשוב מאוד שהשיטה הנחרת מתאימה

לאופי המלאי ולדרך ניהולו בפועל. השיטה הנכונה היחידה היא שיטת מלאי

ספציפי יודעים מתי בדיוק כל מוצר נקנה ונמכר. כל שיטה אחרת היא שיטה לא

מדויקת ואף בהקצנה אינה נכונה, אבל לפעמים אין ברירה, ואז אומרים שהמלאי

הוא לא נכון אבל אינו סוטה בצורה משמעותית.

2. טיב המלאי - מחירו של המלאי משתנה בהתאם למצבו - ישנו מלאי תקין, מלאי

פגום ומלאי מת. לפעמים יש קושי אובייקטיבי בהערכת מצבו של המלאי

וערכו.מלאי עפ"י התקן מוערך כעלות או שוק הנמוך מביניהם. בס' 1 הבנו את

בעיית העלות עם שוק יש לנו בעיה לפעמים אין מחיר מחירון קבוע וניתן לראות

חתך. נשאלת השאלה מה קורה עם מלאי פגום,לא בהכרח ניתן לראות מה קורה

עם מחיר, לא תמיד ניתן לדעת את ערך המלאי הפגום ולא תמיד בהכרח ערכו

ירד. מלאי מת: ניזוק לחלוטין ללא תקנה או שאינו מתאים יותר לדרישות

הציבור.

3. מלאי בייצור - בעסק מסחרי מדובר במלאי מוצרים גמורים, כלומר, מלאי שנקנה

ונמכר ללא תהליך. בעסק יצרני קביעת עלות המלאי מסובכת יותר בגלל הגורמים

המעורבים בייצור: חו"ג, חומרי עזר, אריזה, שעות עבודה, הוצ' עקיפות ועוד….

ללא מערכת תמחירים מדויקת יהיה קשה מאוד להעריך את עלות המלאי.

4. אופי המלאי - לעיתים הערכת המלאי מסובכת בגלל מהותו ואופיו של המלאי

כמו מלאי רב של חלקים קטנים, מלאי בתפזורת, מלאי יקר במיוחד, מלאי

תרופות, חומרים כימיים, יינות דלקים……

5. שינוי יעוד - מלאי שהפך לרכוש קבוע או רכוש קבוע שהפך למלאי. עיקר הבעיות

הן באשר למעמד המשפטי. האם מדובר במלאי או רכוש קבוע האם שינוי היעוד

הושלם או לא.

6. מלאי בתנועה - לפעמים לוקח זמן עד שהמלאי מגיע פיזית לחברה. מהו הזמן

שאנו רואים בסחורה שנקנתה חלק מהמלאי (תלוי בהסכמים)?

סיכון החשיפה, דגשי הביקורת:

נוכחות המבקר בעת מפקד המלאי, ג"ד מס' 1, יולי 1965:

מטרת ג"ד היא להבהיר את נוהל ביקורת מס' 18 לנוהלי ביקורת מקובלים של הלשכה, שקובע:

"כאשר המלאי היינו סעיף מטריאלי הרי בד"כ על רו"ח או עוזרו להיות נוכח בעת מפקד המלאי.

אולם במקום בו מתנהלים ספרי מלאי תקינים, יוכל רו"ח לקיים את בדיקתו בכל עת שיקבע, ע"מ לקבוע את מהימנות רישומי המלאי וכושרם לשמש בסיס לקביעת ערך המלאי.

מטרת הנוכחות בעת הספירה היא לבדוק את מהימנות הספירה ואת תקינות נהליה. אין הנוכחות גוררת מאחריות ההנהלה ואין בה משום קבלת אחריות מעריך או פוקד מלאי".

מטרת בדיקת המלאי:

עפ"י נוהל 18 רישומי המלאי מהווים בסיס לקביעת ערך המלאי בדו"חות הכספיים. רו"ח אמור לבחון את רישומי המלאי כדי לאמוד על איכותם ויכולתם לשמש בסיס כאמור. רו"ח נוכח בעת מפקד המלאי, אך אינו ופר את המלאי הוא איננו אחראי על קיום ספירת המלאי, זהו תפקידו של המבוקר, באחד מעקרונות המבדק הפנימי, שכן בעזרת מפקד המלאי המבוקר מצליב ובודק את מהימנות הרישומים מאחר וכאמור מהימנות הרישומים חשובה למבקר, שהרי הם מהווים בסיס לקביעת ערך המלאי, חשוב לו מאוד לבחון את הספירה ואיכות נהליה. כך הוא יוכל לדעת עד כמה מהימנים הרישומים , וכך הוא יוכל לבדוק את ערך המלאי בדו"ח הכספי. על המבקר חובת נוכחות בעת מפקד המלאי עפ"י נוהל 18 (תקן מס' 8) מבקר/עוזר, תחול על רו"ח רק אם קרו 2 התנאים הבאים במצטבר:

א. המלאי הוא מהותי.

ב. הבקרה הפנימית לקויה.

שכן אומר הנוהל, שאשר המלאי מהותי מן הראוי שרו"ח יהיה נוכח אולם אם מתנהלים רישומים תקינים (בקרה פנימית) הוא לא חייב להיות נוכח במפקד המבוקר הוא יכול לבדוק את המלאי בכל עת שיבחר.

הנחיות ג"ד 1:

עפ"י ג"ד יש לחלק את מעורבותו ואחריותו של רו"ח לשלושה חלקים על גבי ציר הזמן:

1. לפני מועד המפקד - עפ"י ג"ד רו"ח צריך לאמוד על היערכותו של המבוקר

לקראת ביצוע המפקד האם הנהלים שנקבעו וההוראות שנתנו תואמים כללי

בקרה פנימית תקיים.

בין היתר יבדקו הנושאים הבאים:

א. סידור המלאי לפני המפקד. המבקר יקפיד, שהמבוקר ארגן את המלאי לצורך

ספירה בהתאם לאופיו של המלאי בין היתר:

1) ארגון המלאי במכלים הנושאים רשימת תכולה.

2) רישום יח' מדידה. ק"ג, קופסה, ארגז….

3) הכנת ציוד מתאים לספירה.

4) ארגון הסחורה על המדפים בצורה הנוחה לספירה.

5) שילוט מתאים במחסן.

6) הפרדת המלאי לפי טיב, פגום/תקין/מת.

7) ארגון המחסן באופן כללי כך שימנע טעויות בספירה, תאורה, הפרדת מלאי

שנמכר וטרם סופק….

ב. הכנת כוח אדם מתאים:

1) קביעת הפוקדים לפי קריטריונים קבועים.

2) חלוקת הפוקדים לקבוצות.

3) קביעת סמכויות – הגדרת תפקיד שלכל נושא תפקיד.

4) החלוקה מנושא בכל תפקיד (שמות).

ג. הכנת הרשימות והטפסים הדרושים.

הכנת רשימת הספירה השמית כאשר כל רשימה תחיל:

1) שם החברה ותאריך ספירה.

2) שם המחסן ומיקומו (במידה ויש מספר מחסנים).

3) שעת הספירה.

4) שמות הסופרים ותפקידם.

טבלה מחולת עפ"י הקריטריונים באים:

1) מס' רץ.

2)מס' קטלוגי.

3) תאור הפריט.

4) יח' מדידה ק"ג/בקבוק.

5) כמות נספרת.

6) הערות.

בתחתית כל עמוד תופי חתימת אחראי הספירה ומספר העמוד.

ד. הוראות בכתב בכל הנוגע לספירת המלאי.

הוראות בכתב מחויבות לצאת לפני הספירה:

1) שעת התייצבות לצורך הספירה.

2) חלוקת הצוותים ומטלות הספירה.

3) נהלים טכניים ביצוע, רישום, החלפת תפקידים.

4) נוהל כניסה ויציאה של מלאי במהלך הספירה.

5) נוהל ספירה של תוצרת בעיבוד (מלאי על פני פס הייצור).

6) נוהל ריכוז הנתונים בגמר הספירה.

7) נהלים שונים אחרים נוהל תיקונים והוספת דפי ספירה / פריטים לא

מזוהים / פתרון בעיות.

חובותיו של רו"ח המבקר בעת מפקד המלאי:

הרעיון הכללי הוא, שבעת מפקד המלאי, המבקר יבדוק ויוודא האם כל מה שנקע להלכה אכן מיושם בפועל ואפקטיבי, האם לא נוצרו בעיות מהותיות להן אין פתרון, האם אין חריגות מנהלים וכדומה.

במהלך הנוכחות ינהל המבקר פרוטוקול אשר ישמש מאוחר יותר כנייר עבודה ובו הוא יתעד את התרשמותו מן המפקד ואת בדיקותיו. ג"ד ממליץ לבצע ספירה מדגמית של חלק מפרטי המלאי ע"מ לאמוד על איכות הספירה. הטכניקה המקובלת בד"כ נקראת "דף מדף, מדף דף", פעם כיוון הבדיקה הוא מן הרשומות אל המצוי בדפים ופעם להפך. כל פריט, שנבדק יש לחתום לידו ע"ג דפי הספירה, כמו כן יש לתעד בדיקה זו בפרוטוקול.

חובותיו של רו"ח המבקר לאחר מפקד המלאי:

1. יש לוודא קבלת רשימות הספירה בצרוף הערכה כספית.

2. יש לוודא את מקוריות הרשימות.

3. יש לבצע בדיקה אריתמטית - סיכומים הכפלות וכו...

4. קבלת רכוש קבוע ללא תמורה- עפ"י התקן יש לתת ביטוי בדו"ח הכספי לערך

הנאות של הנכס כנגד קרן הון.

ערך נאות - ערך פנקסני של הנכס או ערך שוק הנמוך מביניהם.

5. שינויים שיפורים והשבחות יש להוון עלויות אלו לעלות הנכס אם הן מביאות

לאחת מהתוצאות הבאות:

א. הארכת החיים התועלתית של הנכס.

ב. שיפור בתקופת הנכס.

6. ירידת ערך - רכוש קבוע, שנפגם וכושר הייצור שלו ירד באופן קבוע או שהוא יצא

מכלל שימוש יש להפחית אותו ערך בר השבה, כמה יעלה לי הנכס מצב הנוכחי.

7. פחתה - יש לחשב באופן שיטתי ובצורה, שתבטיח הקבלה נאותה בין הכנסות

להוצאות את הפחתת הנכס. שיעורי הפחת יקבעו בהתאם לאורך החיים

הכלכליים של הנכס, תוך התחשבות בגורמים כמו התיישנות ואי התאמה, לשם

כך יש להיעזר בניסיון העבר נתוני היצרן וחוות דעת של מומחים.

פחת, ביטוי רישומי של התבלות הנכס. התקן קובע שיש לחשב באופן שיטתי -

עקרון חשבונאי עקביות והקבלה תוך התחשבות בהכנסות והוצאות. הסתירה

מגיעה אח"כ אורך החיים הכלכלי - לא ידוע התיישנות והתבלות אינם ידועים

ולא קבועים ולכן לא ניתן להפחית לפי דבר, שאיננו ידוע ולא קבוע ע"מ לעזור לנו

מציע התקן שלושה מדדים שכולם סובייקטיביים: ניסיון העבר, מידע מהיצרן

וחוות דעת של מומחים.

בקרה פנימית

הבקרה הפנימית צריכה לדאוג לקיום המערכות הבאות:

1. מערכת תקציב - הצטיידות ברכוש קבוע כמו גם מכירת רכוש קבוע בד"כ איננה

נעשית מהלך העסקים הרגיל הן בשל השימוש ארוך הטווח והן בשל סכומי הכסף

הגבוהים. לשם כך העסק צריך לתקצב מבעוד מועד את התנועות ברכוש הקבוע.

מערכת תקציבית צריכה לקבוע את מסגרת התקציב בהתאם למכלול היכולות

של העסק היא גם תעקוב אחר הפעולות השונות ותשווה את המצב בפועל

לתכנונים המוקדמים.

2. מערכת תמחור - מערכת תמחיר מסייעת למערכת התקציבית לכל האורך החל

מבדיקת האפשרויות השונות לרכישה או מכירה של הרכוש הקבוע וכלה בליווי

התנועה ברכוש הקבע תוך סיוע בשיווק והשוואת עלויות. מערכת התמחיר גם

מסייעת בבדיקת עלות אחזקת הרכוש הקבוע לצורך סיוע בקבלת החלטות האם

להחזיק או למכור את הרכוש הקבוע.

3. מערכת חשבונאית - אמור ליישם מדיניות חשבונאית ברור אשר תבטא את

התנועות ברכו הקבוע באופן אחיד. המדיניות החשבונאית תתייחס לכן:

א. לדרך הרישום ועיתוי הרישום בספרים.

ב. למדיניות הערכת מכלול העליות והיוון העלויות.

ג. למדיניות הפחתת הרכוש הקבוע.

ד. לעיקרון ההצגה והגילוי הנאות.

סיכון החשיפה ודגשי הביקורת:

טכניקת הביקורת של הרכוש הקבוע תבוסס על שלושה מרכיבים:

1. קיום.

2. בעלות.

3. ערך.

1. קיום - מאחר ומדובר בנכס מוחשי מהותי נהלי הביקורת ימוקדו בדיקות פיזיות,

בדיקות מדגמיות ל נכסים מהותיים וגם מפקדים כוללים..

2. בעלות - גם אם הנכס קיים פיזית עדיין לא בטוח כי הוא בבעלות החברה ולכן

יינקטו נהלי ביקורת לצורך בדיקת הבעלות כמו חוזים, ביקורת רישומים

סטטוטוריים כמו לשכת המקרקעין, רשם החב' וכו… תוך מתן תשומת לב

מיוחדת לשעבודים.

3. ערך - נוהלי ביקורת, שיבדקו בעיקר את האומדנים של העלות וההפחתה גם

נהלים שמוקדו לבעלות - חוזים, רשם מקרקעין, רשם חברות ובסופו של דבר

לבדוק את ערך הנכס בדיקה חשבונאית וגם הערכות תקציביות לצורך בדיקה